Una Base de dades es compon, fonamentalment, d'informació estructurada en blocs diferents de dades, anomenats taules, que formen el "nucli" de la base de dades.
Aquestes taules contenen les dades organitzades d'una manera sistemàtica i estan generalment relacionades entre si, és a dir, contenen dades comuns que possibiliten el treball amb dades conjuntes.
Els objectes que componen una base de dades Access són: les taules, les consultes, els formularis, els informes, les macros i els mòduls.
Algunes consideracions relacionades amb aquests elements són les següents:
- Del nucli de la base de dades es pot extreure i/o modificar informació mitjançant les consultes. Per exemple, ordenar els alumnes per grups, canviar alumnes de grup, etc.
- Les consultes són les que proporcionen, en la majoria dels casos, la informació utilitzada en els formularis i en els informes.
- Per visualitzar dades per la pantalla de l'ordinador i/o per imprimir-les, s'utilitzen els formularis i els informes.
Nota: tot i que les consultes també visualitzen les dades, en un formulari hi poden haver d'altres elements de millora: es poden visualitzar imatges (a les consultes no), es poden afegir botons per poder interaccionar directament, etc.
- Les eines que teniu a l'abast per crear formularis i/o informes són: els assistents (finestres i quadres de diàleg que ajuden de manera interactiva). Per altra banda, disposeu de les macros (conjunt d'accions que es poden executar en funció de la interacció de l'usuari) , els mòduls (que contenen codi de programació en el llenguatge de programació Visual Basic per aplicacions) i d'una caixa d'eines, que es poden utilitzar en el disseny de formularis i/o informes.
- Pràctica 1
: obrir una base de dades, observar els elements que la componen i tancar-la:
- Executeu l'Access. Us apareix una finestra per tal d'iniciar una sessió de treball. Deixeu activada l'opció Abrir una base de datos existente que apareix, per defecte, a la finestra esmentada i premeu el botó Aceptar
- Apareix una finestra per escollir la BD (abreviatura de "base de dades") que voleu obrir. Escolliu la base de dades Neptuno, que incorpora l'Access com a base de dades d'exemple, i que es troba al subdirectori
C:\MsOffice\Office\Ejemplos,
o similar (podeu fer una cerca per saber la carpeta on està instal·lada aquesta base de dades)
Nota: si no trobeu la base de dades Neptuno en cap carpeta aleshores heu d'instal·lar-la utilitzant el CD-ROM d'Office 97. Podeu seguir les instruccions descrites a l'ajuda (Abrir las bases de...) proposada, en aquesta pràctica, més avall. - Observeu, en obrir la BD Neptuno esmentada, la finestra que apareix automàticament. Tanqueu-la i fixeu-vos en la finestra de la base de dades, així com els elements que la componen. Recordeu que hi ha elements associats a: taules, consultes, formularis, informes, macros i mòduls de programació.
- Tanqueu la finestra de la base de dades Neptuno
Abrir las bases de datos de ejemplo Neptuno, Pedidos y Soluciones para el programador
Pràctica 2: crear una base de dades nova:
-
- Creeu una base de dades nova en el directori:
C:\D50\Treball: activeu l'opció Nueva Base de datos del menú Archivo. Escolliu el "model" Base de datos en blanco i premeu Aceptar - Escolliu, a la finestra que us apareix a continuació, el directori esmentat al primer punt d'aquesta pràctica ( C:\D50\Treball) i escriviu el nom d'aquesta base de dades nova: PROVA. El fet de desar aquesta base de dades comporta la creació d'un fitxer anomenat PROVA.MDB (extensió dels fitxers associats a bases de dades Access).
Nota: si treballeu amb Windows 98 cal que tingueu en compte el fet que en Windows 98 un fitxer es desa amb el nom que li posa l'usuari; així, si anomeneu PROVA a una base de dades es desarà com a PROVA.MDB i si l'anomeneu PROVA.MDB es desarà com a PROVA.MDB.MDB - Observeu la finestra de la base de dades buida que heu creat
- Tanqueu la base de dades. Utilitzeu l'opció Cerrar del menú Archivo o tanqueu directament la finestra de la base de dades
- Observeu, mitjançant l'explorador de Windows el nom de la base de dades i, en referència a un dels punts anteriors, verifiqueu el nom de la base de dades per tal que no tingui duplicada l'extensió MDB.