DEFINICIÓ. PRÀCTIQUES
Les Taules són, sintèticament, agrupacions de dades d'elements amb les mateixes característiques. Algunes consideracions a tenir en compte són: Les operacions que caldrà realitzar per dissenyar i donar contingut a una base de dades són les corresponents a la creació de taules noves i a l'obtenció de dades de taules externes. Per altra banda, en alguns casos caldrà importar dades (obtenir informació externa) o exportar dades (extreure informació ) a fitxers de format diferent a l'Access.

Pràctica 1: crear una taula nova, observar els tipus de camps que incorpora l'Access i les seves propietats (a la part inferior esquerra de la finestra de disseny de la taula, mostrada més avall).

  • Obriu la base de dades TREBALL.MDB. Recordeu que es troba al directori:
    C:\D50\Treball
  • Cliqueu la pestanya Tablas i el botó Nuevo. Escolliu l'opció Vista Diseño i us apareixerà la finestra de disseny de la taula que voleu crear (semblant a la mostrada en la figura adjunta a aquesta pràctica).
  • Definiu els camps de la taula, que servirà per emmagatzemar dades de llocs turístics que hagueu visitat utilitzant set dels nou tipus de dades que incorpora l'Access: Texto, Memo, Numérico, Fecha/Hora, Moneda, Autonumérico, Sí/No. Hi ha dos tipus de dades addicionals, que es tractaran posteriorment (Objeto OLE, per contenir imatges, documents, fulls de càlcul, etc. i Hipervínculo, per contenir adreces URL d'Internet, etc. ). La taula que heu de crear ha de tenir l'estructura següent:
    Nom del camp Tipus de camp Grandària
    Nombre del campo Tipo de datos Tamaño del campo
    Nom del lloc Texto 50
    País Texto 25
    Descripció del lloc Memo
    Nombre km Numérico Entero
    Data visita Fecha/Hora
    Preu entrada Moneda
    Ordre automàtic Autonumérico
    Tornarieu? Sí/No
  • Finalment, la finestra de disseny de la taula serà semblant a aquesta:


  • Tanqueu la finestra de disseny de la taula creada. Us apareix un quadre demanant un nom per a la taula nova. Poseu-li el nom PROVA. Tot seguit us apareix el missatge: "No hay ninguna clave principal definida". Cliqueu el botó No. En el tema següent es tracten les claus de les taules.
  • Obriu novament la taula creada i empleneu uns quants registres. Finalment, tanqueu la taula.

Tipos de datos de campo
¿Debo crear un campo Texto o Memo?
¿Debo crear un campo Numérico o Moneda?


Pràctica 2: obtenir dades externes. En aquesta pràctica realitzareu un procés d'aquest tipus mitjançant la importació d'una taula Dbase (CARCOMAR.DBF), que és al directori
C:\D50\TREBALL.

  • Obriu la base de dades Treball.mdb
  • Importeu la taula Dbase esmentada (copieu-la) a dins de la base de dades. Podeu fer-ho de dues formes:
    1. Activeu la fitxa Tablas de la base de dades i premeu el botó Nuevo. A la finestra de nova tabla, escolliu l'opció Importar tabla. Apareix una nova finestra:
      en la qual podeu indicar el tipus d'arxiu que voleu importar (dBase III) i, a partir d'això, escollir el fitxer de dades origen (C:D50/Treball\carcomar.dbf) que us servirà per importar les dades a la vostra base de dades Treball.mdb
    2. Activeu l'opció Obtener datos externos del menú Archivo i la subopció Importar. El procés següent és semblant a l'indicat al paràgraf anterior.
  • Tanqueu la base de dades.

Importar o vincular datos
Les dades importades a una base de dades s'incorporen físicament al fitxer *.MDB associat. També es poden utilitzar dades d'un fitxer de dades extern: un full de càlcul d'Excel, un fitxer de text delimitat, una taula pertanyent a una altra base de dades Access, etc ( dades vinculades, que es tracten a la pràctica 4).

Pràctica 3: observar i modificar algunes de les propietats dels camps de les taules.

  • Obriu la base de dades C:\D50\treball.mdb.
  • Seleccioneu la taula CARCOMAR.
  • Premeu el botó dret del ratolí i, en el menú contextual que us apareix, activeu l'opció Cambiar Nombre. Renomeneu la taula a Característiques comarques.
  • Obriu la taula per modificar la seva estructura: premeu el botó Diseño i modifiqueu el nom del primer camp, que és Codicomarc, a Codi_comarca. Tanqueu la finestra i valideu els canvis realitzats.
    Nota: podeu fer el mateix si obriu la taula mitjançant el botó Abrir. En aparèixer la finestra de dades, seleccioneu la capçalera de la columna, premeu el botó dret del ratolí i escolliu l'opció Cambiar nombre de columna.
  • Canvieu també, els noms dels camps: EXTENSIO per EXTENSIÓ, VEGETACIO per VEGETACIÓ, INDUSTRIA per INDÚSTRIA, PRODUCTES_ per PRODUCTES_TÍPICS.
  • Visualitzeu la taula en mode Diseño i observeu les propietats, que varien segons els tipus dels camps. Tot i això, hi ha algunes propietats comunes a tots els camps que s'esmenten breument a continuació.
    • La propietat Tamaño del campo , comú als camps de tipus text, numérics i autonumèrics, serveix per designar el nombre de caràcters que admetrà o el tipus de número que admetrà
    • La propietat Formato afecta la manera en què es presentarà un camp.
    • La propietat Título implica que, en la visualització de les dades, en comptes d'aparèixer el nom del camp, aparegui la cadena de text associada a aquesta propietat.
    • La propietat Valor predeterminado s'utilitza quan es vol que un camp tingui, en cas d'afegir un nou registre, un valor predeterminat.
Establecer propiedades de campos para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos

Pràctica 4: importar una taula des d'una altra base de dades Access.

  • Obriu, si s'escau, la base de dades TREBALL.MDB
  • Activeu la subopció Importar de l'opció Obtener datos externos del menú Archivo. Seguiu les indicacions de la pràctica 2 i importeu, de la base de dades NEPTUNO.MDB, la taula Clientes.
  • En acabar el procés, obriu la taula Clientes per comprovar la importació realitzada.
  • Tanqueu la base de dades.

En la importació de dades es fa una còpia de les dades originals a la base de dades receptora. Si es modifiquen les dades originals aquestes modificacions NO queden reflectides a la base de dades receptora.

Pràctica 5: vincular una taula des d'una altra base de dades Access.

  • Cliqueu la pestanyaTablas i el botó Nuevo. Escolliu, a la finestra que us apareix, l'opció Vincular tabla.
  • Seleccioneu, a continuació, la base de dades NEPTUNO.MDB de la qual n'obtindreu les dades. D'aquesta base de dades, escolliu la taula Empleados.
  • En acabar el procés, obriu la taula Empleados per comprovar la vinculació realitzada. Observeu la icona que acompanya la taula.

En la vinculació de dades es fa una referència al lloc (fitxer) on hi ha les dades originals. Si es modifiquen les dades originals, queden reflectides les modificacions a la base de dades receptora.
¿Debo importar o vincular una tabla?

Pràctica 6: exportar una taula d'Access a Dbase, Excel, etc.

  • Seleccioneu la taula Empleados (recordeu que és una taula vinculada).
  • Activeu l'opció Guardar o exportar como del menú Archivo. En el quadre següent accepteu l'opció marcada per defecte i, finalment, escolliu, a la finestra següent, el tipus de fitxer Microsoft Excel 97.
  • Deseu les dades de la taula en el full de càlcul Empleados.xls. Tanqueu la finestra.
  • Comproveu que l'exportació ha estat realitzada sense errors, obrint el full de càlcul anterior.
  • Tanqueu la base de dades.

Exportar datos a otra base de datos o a otro formato de archivo

SOLTDEF.MDB
Exercicis
Exercici 7: definir taules.

Feu, a la base de dades Treball.mdb, el disseny de 3 taules. Cal que entre totes tres hi hagi tots els tipus de camp, llevat del tipus Objeto OLE i hipervínculo. Podeu, per exemple, definir taules per emmagatzemar dades d'espècies animals o vegetals, de pel·lícules de cine o de vídeo, de segells, de geografia, de ciències de la natura, de peces d'art (pintures, escultures, etc.), d'arquitectura, de fets històrics, etc. I també, per a qüestions merament administratives; professorat, alumnat, assignatures, aules, horaris, etc. d'un centre.
Empleneu alguns registres de les tres taules. Finalment, tanqueu la base de dades

Exercici 8: compactar una base de dades.

Recordeu que, tal com es va esmentar a l'exercici 8 del tema Introducció, és recomanable compactar les bases de dades periòdicament.

Observeu, des de l'explorador de Windows, la grandària del fitxer
C:\D50\Treball\Treball.mdb. Compacteu la base de dades:

  • Executeu l'Access i no obriu cap base de dades.
  • Executeu l'opció Utilidades de la base de datos del menú Herramientas. Del submenú que apareix, escolliu l'opció Compactar base de datos i seguiu les indicacions de l'assistent tal com es va indicar a l'Exercici 4 del tema Introducció, corresponent al bloc Preliminar.
  • Seleccioneu a la finestra corresponent la base de dades que voleu compactar i assigneu la mateixa BD com a destí de la compactació. Podreu observar la reducció de la grandària de la base de dades.

Torneu a observar la grandària del fitxer
C:\D50\Treball\Treball.mdb.

Després d'una compactació la grandària disminueix. Aquesta disminució és bastant significativa per fitxers de bases de dades més "grans".
Seguiment de la vostra tasca

Recordeu que heu d'enviar els fitxers corresponents als exercicis proposats i els exercicis addicionals acordats amb el vostre tutor, per correu electrònic. En aquest cas,
  1. la base de dades TREBALL.MDB compactada i comprimida, amb les modificacions corresponents a les pràctiques i als exercicis.
  2. els fitxers acordats amb el vostre tutor.
Indiqueu el tema: Taules-Definició, en aquest cas.
NOTA: recordeu que el procés de compactar una BD consisteix en reduir la seva grandària des de l'entorn d'Access.
Una vegada heu compactat la BD encara podeu reduir la seva grandària una mica més si comprimiu el fitxer *.MDB corresponent.
Com?
Fent servir qualsevol utilitat per comprimir fitxers i creant el fitxer *.ZIP (format de fitxers comprimits) corresponent.
Amb això es guanya un temps apreciable en la transmissió de fitxers.