En aquesta primera pràctica d'aquest mòdul treballareu per primer cop amb uns fulls de càlcul que estan estructurats en forma de llistes, de manera que cada columna té un nom i en cada fila hi ha les dades referents a un mateix individu. L'Excel permet incorporar dades dins d'un full de càlcul  amb l'estructura de taula de bases de dades organitzada en camps (cada columna) i registres (cada fila). El programa reconeix al caràcter singular de la primera fila que conté els noms dels camps. Disposa, també, d'eines específiques per a la realització de les accions més bàsiques sobre aquestes taules (ordenació, filtrat...) agrupades al menú Datos. Aquestes dades estructurades en registres i camps les anomenarem Llistes. Aquesta feina es concreta en:

• Immobilització de files i columnes d'un full estructurat en forma de llista.
• Filtrats d'una llista.
• Ordenació d'una llista.
• Creació de subllistes a partir de determinats criteris.

Concretament, a partir d'aquest llibre, haureu d'elaborar una llista d'alumnes de 1 ESO A i una altra dels nois nascuts abans de l'1 de gener de 1980. Els resultats seran semblants a:
nnn
nnn

 
 

nnn

Còpia de les dades necessàries al llibre de treball

• Creeu un nou full de treball i deseu-lo amb el nom de MODUL3.

• Recupereu el llibre Dades.xls prement el botó Dades de l'índex d'aquest mòdul.

• Fixeu-vos que conté cinc fulls: alumnes1, alumcad, alumnes2, alumcurs i centres. Cadascun d'aquests fulls està estructurat en forma de llista (base de dades), de manera que cada columna o camp té un títol. Els quatre primers fulls contenen diverses dades d'alumnes d'un centre imaginari (veure l'aclariment de l'índex) i el cinquè conté dades de centres d'ensenyament de tot Catalunya. A continuació copiareu aquests fulls sobre el llibre MODUL3.

• Accediu al llibre Dades i seleccioneu l'etiqueta alumnes1, premeu la tecla Control i, sense deixar-la de prémer, aneu seleccionant les altres etiquetes. D'aquesta manera queden els cinc fulls seleccionats.

• Amb la fletxa del cursor a sobre de les etiquetes seleccionades, premeu el botó dret del ratolí i accediu a l'opció Mover o copiar del menú que ha sortit.

• Seleccioneu l'opció Crear una copia. Del desplegable Al libro seleccioneu MODUL3.xls. Del desplegable Antes de la hoja: trieu l'opció (mover al final). Premeu Aceptar. D'aquesta manera els cinc fulls del llibre dades s'hauran copiat al final del llibre MODUL3. Recordeu que per accedir als diferents llibres actius ho podeu fer a través del menú Ventana.

• Podeu tancar el llibre Dades.xls, perquè ara treballareu amb la còpia incorporada al llibre MODUL3.

• Seleccioneu el full alumnes1 del llibre MODUL3.

• Seleccioneu la cel·la A1. A continuació seleccioneu la D2. Assegureu-vos que la cel·la A1 és visible.

• Accediu a Ventana | Inmovilizar paneles. Us apareixeran en pantalla una línia vertical i una línia horitzontal que es creuen en el vèrtex superior esquerre de la cel·la seleccionada. D'aquesta manera, si ara accediu a les últimes columnes o files, sempre quedaran visibles les tres primeres columnes (Nom i cognoms de l'alumnat) i la primera fila amb els títols. Comproveu-ho. La cel·la D2 ha marcat el límit entre les parts mòbils i les parts fixes de la llista. Si volguéssiu tornar a la situació inicial cal que accediu a Ventana | Movilizar paneles.

De la llista alumnes1 heu de seleccionar l'alumnat de 1 ESO A:

• Seleccioneu una cel·la qualsevol de la llista.

• Accediu a Datos | Filtro | Autofiltro. Fixeu-vos com al costat dels títols de cada columna ha aparegut un botó que ens permetrà filtrar les dades que ens interessen.

• Premeu el botó de la columna ETAPA. Del menú que apareix, podeu triar, entre d'altres, les opcions BATX o ESO. Trieu l'opció ESO.

• Fixeu-vos com la llista ha canviat d'aspecte: la fletxa del botó que heu premut abans és de color blau, així com els números de les files. Ara només són visibles els registres (files) d'alumnes d'ESO. Els altres no s'han perdut i quan sigui oportú els podreu tornar a fer visibles. A la part inferior esquerra de la pantalla ha sortit el rètol: "Se encontraron 269 de 456 registros". Això significa que dels 456 alumnes registrats a la llista, 269 són d'ESO.

• Ara volem reduir més la llista i filtrar només els alumnes de 1r. Premeu el botó de la columna NIVELL i trieu l'opció 1. Ara la llista ha quedat reduïda a 52 alumnes de 1r d'ESO.

• Premeu el botó de la columna GRUP. Seleccioneu l'opció A. La llista ha deixat visible només l'alumnat que compleix els tres requisits que hem imposat: alumnat de 1 d'ESO i del grup A. El rètol de la part inferior esquerra ens indica que aquests són 26.

Les dades d'una llista es poden ordenar per diversos criteris.

• Seleccioneu una cel·la qualsevol de la llista i accediu a Datos | Ordenar. Fixeu-vos com ha quedat seleccionada tota la llista deixant la fila dels noms de les columnes de color blanc. El menú que ha sortit us permet triar els criteris per ordenar la llista. No feu servir per ordenar les dades els botons que apareixen a la barra d'eines, perquè els efectes no sempre són els mateixos.

• Assegureu-vos que està activada l'opció Sí de La lista tiene fila de encabezamiento.

• Si premeu el botó del desplegable Ordenar por trobareu els títols de totes les columnes de la llista. Trieu  COGNOM1 i l'opció Ascendente. D'aquesta manera s'ordenarà la llista pel primer cognom de l'A a la Z. No premeu encara Aceptar.

• Premeu a continuació el botó del desplegable central, tornen a sortir tots els títols de les columnes. Trieu COGNOM2 i Ascendente. Així, si dos alumnes tenen el primer cognom igual, els ordenarà a partir del segon cognom.

• Trieu del tercer desplegable NOM i Ascendente. D'aquesta manera, les persones amb els dos cognoms iguals quedaran ordenats pel nom. Premeu Aceptar. Fixeu-vos com ha quedat ordenada la llista.

• Proveu de fer altres ordenacions i comproveu els resultats.

• Deixeu la llista ordenada alfabèticament seguint els criteris indicats anteriorment.

Còpia de la lista filtrada i ordenada a un full nou
 

• Anomeneu el primer full del llibre MODUL3 amb el nom de Llistats.

• Torneu al full alumnes1 on hi ha la llista filtrada i ordenada i seleccioneu el rang A1:C1, és a dir, els títols de les tres primeres columnes.

• Manteniu premudes les tecles veïnes de l'esquerra del teclat Control i Ý (majúscules o Shift) i, sense deixar-les de prémer, premeu la tecla de moviment de cursor ¯ de la part inferior dreta del teclat. D'aquesta manera us ha de quedar seleccionat el contingut visible de les tres primeres columnes de la llista. És una manera d'assegurar-se que no queda cap fila sense seleccionar.

• Inicieu el procés de copiar-les amb Ctrl+C o accedint a Edición | Copiar.

• Seleccioneu la cel·la B3 del full Llistats.

• Enganxeu-les amb Ctrl+V o Edición | Pegar.

• Modifiqueu la mida de les columnes al vostre criteri.

• Entreu el rètol a la fila 1 com es veu a la figura.

• Deseu el llibre.

Repetició del procés per a la segona llista

Ara cal fer un nou filtrat de la llista inicial de manera que quedin seleccionats tots els nois nascuts abans de l'1 de gener de 1980.

• Torneu al full alumnes1.

• Accediu a Ventana | Movilizar paneles i a Datos | Filtro i desactiveu Autofiltro. D'aquesta manera tornen a ser visibles totes les files de la llista.

• Torneu a immobilitzar la primera fila i les tres primeres columnes com heu fet abans.

• Accediu Datos | Filtro i activeu Autofiltro. 

• Premeu el botó de filtrat de la columna SEXE i trieu l'1. D'aquesta manera queden visibles totes les files dels nois.

• Premeu el botó de filtrat de la columna DATANAIXEMENT i trieu l'opció Personalizar. Aquesta opció ens permet fer un filtrat més complet. Apareix un menú amb quatre desplegables.

• Del primer desplegable (superior esquerra) trieu l'opció es menor que . Entreu directament en el desplegable de la seva dreta (sense prémer el seu botó) la data 1/01/80. Premeu Aceptar. Fixeu-vos com han quedat filtrades 29 files que corresponen a 29 nois nascuts abans de la data entrada.

• Ordeneu la llista com heu fet abans.

• Copieu del full alumnes1 al full Llistes (a partir de la cel·la G3, com es veu a la figura), primer les tres primeres columnes i després les quatre últimes, com heu fet abans.

• Entreu el rètol de la fila 1 que es veu a la figura.

• Deseu el llibre.

Últims detalls de presentació

• Entreu a la cel·la A3 del full Llistats NUM.

• Entreu a les cel·les A4 i A5 els nombres 1 i 2, respectivament.

• Seleccioneu el rang A4:A5. Deixeu anar el botó del ratolí.

• Col·loqueu el cursor sobre el quadret negre del vèrtex inferior dret de la selecció feta. Fixeu-vos com el cursor ha canviat de la forma de creu amb braços amples a la d'una creu de braços prims i negres.  Premeu el botó esquerre del ratolí i estireu el requadre seleccionat, com si anéssiu a fer una còpia, a la resta de la columna (fins a A29). Fixeu-vos com s'han escrit tots els nombres, de l'1 fins al 26.

• Repetiu el procés per a l'altra llista.

• Acabeu els detalls estètics que surten a la figura.

• Deseu el llibre.