En aquesta pràctica ens plantegem una situació que consisteix en combinar diferents llistes que tenen una columna en comú per elaborar una nova llista amb una informació que estava repartida i separada entre aquestes llistes inicials. Per aconseguir-ho, a part de fer servir filtrats i ordenacions diverses, cal conèixer:

• L'ús de la funció BUSCARV amb el paràmetre FALSO

nnn

Qüestions prèvies

Aquesta situació es planteja, fonamentalment, suposant que s'han exportat del Winsec, amb format Excel,  uns determinats fitxers de l'alumnat d'un centre.  Si voleu informació sobre l'exportació del Winsec, hauríeu de consultar el manual del programa o el corresponent material de formació.

Ens podem trobar en què no hi hagi cap de les llistes exportades que tinguin, simultàniament, els noms de l'alumnat i els seus telèfons (per exemple). Gràcies a què tots els fitxers d'alumnes exportats sempre tenen en comú la columna que conté el número de matrícula, podem resoldre aquesta dificultat. Tot i així, cal remarcar que per fer aquests tipus de llistats no cal sortir sempre del Winsec, ja que amb el seu propi llenguatge per editar els filtres, es poden aconseguir internament. Aquesta és, doncs, una aplicació alternativa al mètode habitual de treball amb el Winsec.

Els fitxers que hem exportat, per aquesta pràctica, són alumacad.dbf, alumnes.dbf i alumcurs.dbf. Per tal que aquesta pràctica funcioni correctament cal que s'hagi filtrat prèviament, del fitxer alumcad.dbf, només l'alumnat del curs que volem (en el nostre cas és el 2001-02)

nnn

• Seleccioneu un nou full del llibre MODUL3. Anomeneu-lo Telèfons. 

• Entreu els rètols de les files 2 i 4 . Modifiqueu-los per tal que tinguin l'aspecte que es veu a la figura.

• Modifiqueu les mides de files i columnes de la manera habitual.

• Seleccioneu el full alumacad. Fixeu-vos com la columna C conté exclusivament l'any 2001. Això significa que aquesta llista està formada per dades de l'alumnat matriculat per al curs 2001-02. Observeu també que no apareixen els noms ni els telèfons, però sí l'etapa, el nivell i el grup.

• Volem que d'aquesta llista quedin filtrats els números de matrícula (primera columna) de l'alumnat de 3 d'ESO B. Per això seleccioneu una cel·la qualsevol de la llista i accediu a Datos | Filtro | Autofiltro.

• Amb els botons de filtrat de les columnes etapa, nivell i grupclasse feu els filtrats corresponents escollint ESO, 3 i B, respectivament. Al final us han d'haver quedat 15 files.

• Seleccioneu totes les cel·les filtrades de la primera columna (el títol no), que representen tots els números de matrícula de l'alumnat de 3 ESO B. Copieu-les al full Telèfons a partir de la cel·la A5.

• Hem d'aconseguir que a la cel·la B5 surti el primer cognom de l'alumne amb el número de matrícula que apareix a la cel·la A5. Podeu comprovar que el full alumnes2 conté el número de matrícula de cada alumne i els corresponents nom i cognoms, per tant serà útil per al nostre objectiu. 

• Entreu a B5 del full Telèfons la fórmula =BUSCARV($A5;alumnes2!$A$2:$E$260;4;FALSO). Per entrar-la podeu fer servir el direccionament del cursor que heu treballat en la pràctica 3. Fixeu-vos que anirà a buscar el contingut de la cel·la A5 a la primera columna del rang A2:E260 del full alumnes2 i retornarà el contingut de la quarta columna d'aquest rang. La paraula FALSO posada al final de la fórmula ens indica que el rang de la taula que consultem (A2:E260) no té perquè estar ordenat, en contra del que exigíem en l'ús de la fórmula sense introduir aquest FALSO. Com sempre, els $ són necessaris per fer correctament les còpies posteriors a d'altres cel·les. 

• Copieu la fórmula anterior sobre les cel·les C5 i D5. Com podeu observar, surt el mateix cognom repetit. Això no ha sortit bé. El problema és que cal modificar lleugerament la fórmula que heu copiat.

• Seleccioneu la cel·la C5. A la zona de fórmules (part superior de la pantalla) surt la fórmula que heu copiat abans   =BUSCARV($A5;alumnes2!$A$2:$E$260;4;FALSO). Situeu el cursor a davant del 4 d'aquesta fórmula i premeu el botó esquerre del ratolí. Ara ja podeu modificar el nombre 4 per un 5, que és la columna de la taula que consultem (alumnes2) que conté el segon cognom. Premeu Intro o Retorn i ja apareix el segon cognom correcte.

• Feu el mateix amb la fórmula de la cel·la D5, canviant el 4 inicial per un 3, que és la columna de la taula que consultem que conté el nom.

• Cal entrar ara una fórmula que ens mostri els telèfons. El full alumncurs conté els números de matrícula i els telèfons. Entreu, doncs, a E5 del full Telèfons la fórmula =BUSCARV(A5;alumncurs!$B$2:$K$260;10;FALSO) de la manera habitual. Us apareixerà el número de telèfon corresponent a l'alumne que ocupa aquesta fila.

• Seleccioneu el rang B5:E5 i copieu el contingut d'aquest rang sobre B6:E19. Ja teniu la llista completa. 

• Ordeneu aquesta llista alfabèticament com heu fet a la pràctica 1.

• Seleccioneu A5:A19 i premeu el desplegable del botó de la barra d'eines que té una A subratllada i trieu el color vermell. Si trieu el color blanc podeu fer que els números de la matrícula quedin invisibles (però no esborrats).

• Deseu el llibre.